Reconnaissance de l’état civil à l’étranger : la nouvelle procédure d’apostille et de légalisation en 2025
Faire reconnaître son état civil à l’étranger est une démarche essentielle pour de nombreux Français, qu’il s’agisse d’expatriation, d’études, de mariage ou de démarches professionnelles. Face à la complexité administrative, la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 a permis de simplifier la légalisation des documents officiels grâce à la procédure d’apostille. En 2025, une réforme majeure modernise et facilite encore davantage ces démarches. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour obtenir la reconnaissance de vos documents à l’international.
Qu’est-ce que l’apostille et la légalisation ?
L’apostille est une formalité qui atteste de l’authenticité de la signature, de la qualité du signataire et, le cas échéant, du sceau ou du timbre apposé sur un acte public. Elle s’applique uniquement aux pays signataires de la Convention de La Haye. Pour les autres pays, la procédure de légalisation reste obligatoire et implique une authentification plus poussée par les autorités compétentes.
Quels documents nécessitent une apostille ou une légalisation ?
De nombreux documents peuvent nécessiter une apostille ou une légalisation selon le pays de destination :
- Actes d’état civil (actes de naissance, mariage, décès)
- Diplômes, relevés de notes, attestations scolaires
- Jugements, décisions judiciaires, extraits de casier judiciaire
- Actes notariés (testaments, donations, procurations)
- Certificats administratifs (résidence, nationalité, etc.)
- Actes commerciaux (contrats, statuts de société, cessions)
Il est essentiel de vérifier les exigences du pays concerné avant d’engager la procédure.
La grande réforme de 2025 : ce qui change
Depuis le 1er mai 2025, la délivrance des apostilles relève désormais exclusivement du notariat français, via quinze Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires. Cette évolution remplace le rôle auparavant tenu par les parquets généraux des cours d’appel.
À partir du 1er septembre 2025, la légalisation sera également assurée par ces instances notariales, en lieu et place du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
La procédure est désormais entièrement dématérialisée : toutes les apostilles sont délivrées sous format électronique, ce qui garantit rapidité, sécurité et traçabilité.
Comment obtenir une apostille ou une légalisation en 2025 ?
Deux options s’offrent à vous :
- En ligne via cette plateforme
- Au guichet de l’un des quinze centres notariaux compétents
Pour connaître le centre compétent selon votre lieu de résidence, consultez la carte des centres notariaux.
Procédure pour les documents traduits
Si votre document doit être traduit, la signature du traducteur doit être légalisée avant toute demande d’apostille. Cette démarche authentifie l’identité du traducteur, mais ne garantit pas le contenu de la traduction. La légalisation de la signature peut se faire en mairie ou devant notaire, et il est conseillé de le préciser lors de la demande de devis auprès du traducteur, car cette prestation est généralement facturée en supplément.
Tarifs et délais
La réforme introduit une redevance pour la délivrance de l’apostille :
- 10 € HT par acte (jusqu’à trois actes)
- 20 € HT pour une délivrance rapide sous 24 heures
- Tarifs dégressifs à partir du quatrième acte
- Des frais de réexpédition peuvent s’ajouter selon le mode de retrait choisi
Exemptions au sein de l’Union européenne
Depuis 2019, certains documents publics circulant entre États membres de l’Union européenne sont dispensés de toute formalité de légalisation ou d’apostille, conformément au règlement (UE) 2016/1191.
Les étapes à suivre en 2025
- Vérifiez si votre document nécessite une apostille ou une légalisation selon le pays de destination.
- Préparez vos documents originaux, et légalisez la signature du traducteur si nécessaire.
- Déposez votre demande en ligne ou auprès d’un centre notarial compétent.
- Réglez la redevance correspondante.
- Recevez votre apostille ou légalisation sous format électronique.
Pour aller plus loin
- Notaires de France : Apostille et légalisation – actualités et démarches
- Service-Public.fr : Légalisation ou apostille d’un acte public français pour une autorité étrangère
- Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères : Légalisation
La reconnaissance de son état civil à l’étranger est un processus facilité par la Convention de La Haye. Comprendre le processus d’apostille, les types de documents concernés, et les étapes nécessaires peut simplifier cette démarche administrative. En suivant ces étapes, vous pourrez assurer la légalisation et la reconnaissance internationale de vos documents officiels à l’étranger. Vous avez besoin d’aide dans vos démarches ? N’hésitez pas à solliciter nos services, nous serons ravis de vous aider.
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